¿Quién es el CEI de la clínica Imbanaco?

El Comité de Ética en Investigación se forma en la Clínica Imbanaco SAS en el año 2006.

Encargándose desde entonces de evaluar y supervisar el desarrollo de estudios clínicos de la Clínica Imbanaco SAS además de estar presentes en otras instituciones que han llegado a solicitar el aval ético del comité,
evaluando sus aspectos éticos y científicos.

• Más de 300 investigadores se someten con ellos.
• Colaboran con 13 centros de investigación.
• Tienen 17 años de experiencia.

Gracias a la guía ética de la Clínica Imbanaco muchos otros han encontrado un progreso en sus procesos de investigación y administración.

• Su tiempo de respuesta ha bajado hasta un 80%
• Los centros han fortalecido su reputación y confianza.
• Los investigadores han logrado atraer nuevos proyectos.
• Los procesos de investigación clínica se realizan con máximos estándares de calidad y transparencia.

El reto

Falta de trazabilidad y múltiples herramientas para control
Se fiaban mucho de la memoria, además de tener que implementar muchos controles para administrar el proceso de evaluación y seguimiento a los estudios, como: archivos de Excel o un planner. Esto resultaba en una alta carga administrativa, falta de articulación y dejaba posibilidades de error.

Dificultad en el acceso a la información.
En el caso de los miembros, resultaba complicado realizar su revisión en papel, o revisarla en diferentes correos, demoraban más tiempo o tenían que esperar la documentación en físico.

Para las auditorías, era necesario prepararse con tiempo para buscar toda la documentación en archivo cerrado. Y cuando buscaron utilizar una alternativa digital, las herramientas no eran tan intuitivas para que los miembros realizarán de manera eficiente e integral su revisión.

Ineficiencia en la gestión de documentación y excesiva carga administrativa.
Se debía invertir mucho tiempo y recursos en tareas manuales relacionadas con la gestión de
documentación física, archivo y procesos de envío y logística con centros y/o miembros del CEI.

Resultado

La implementación de eKomite en el CEI de la Clínica Imbanaco ha logrado optimizar el proceso de revisión, tanto para el personal administrativo como para los miembros, manteniendo su objetivo de proteger los derechos y el bienestar de los participantes de investigación clínica.

De esta manera, han acortado significativamente los tiempos de respuesta a los centros de investigación, logrando crear un impacto significativo en los proyectos, fomentando la cultura de investigación y brindando un servicio excepcional a sus clientes.

“Implementar eKomité nos ha permitido generar un impacto no solo en las actividades del CEI, sino también a lo largo del proceso de investigación, siendo evidente los tiempos de gestión. Es un atractivo, hay que decirlo. La investigación funciona con base en procesos de alta calidad y a tiempos oportunos, por lo que es común que una de las primeras consultas de un patrocinador sea «¿Cuánto se demora el Comité?». Esto nos ha permitido generar valor al centro de investigación, porque le es más fácil atraer proyectos, ya que nuestro Comité es más rápido y eficiente

Paula Albarello

Los principales aciertos

Seguimiento óptimo

Una trazabilidad efectiva ayuda a mantener la integridad del proceso y asegura que se cumplan todas las pautas éticas y reglamentarias, minimizando los retrasos en el flujo de trabajo. Los registros precisos y actualizados aseguran
que no se pierda información crucial y que las tareas se completen de manera oportuna.

“Teníamos que tener listas de chequeo para diligenciar a mano, lo cual complicaba la logística de estos registros. Contar con eKomité, ha permitido que el proceso de evaluación se realice de forma integral y que los miembros registren sus conceptos, comentarios y verificaciones de forma rápida y sencilla.”

Paula Albarello

Cumplimiento regulatorio

Utilizar eKomite ha sido de gran ayuda para el CEI en este proceso, pues ha facilitado la adherencia a los estándares regulatorios. La automatización de flujos de trabajo y la trazabilidad de los documentos han brindado tranquilidad al equipo, sabiendo que cada paso se lleva a cabo de acuerdo con las regulaciones y que la documentación es completa y precisa.

Esto no solo simplifica el proceso, sino que asegura que el CEI esté siempre en cumplimiento, lo que es
esencial para su labor en la protección de los derechos y la ética en la investigación.

“Como parte habitual de las actividades de seguimiento de los entes regulatorios, en estos últimos 2 últimos años hemos recibido múltiples auditorías. Estas atenciones las realizamos con la tranquilidad de que todo está bien y
presentamos la gestión del Comité en el marco de procesos de alta calidad y transparentes.

La plataforma nos permite contar con la información de cada estudio de forma ordenada y y disponible para su consulta, sin tener que recurrir a documentación física adicional, al archivo cerrado ni a la memoria.
Toda la trazabilidad del proceso es evidente, desde la verificación documental y de recepción por parte del equipo administrativo, la evaluación integral de los miembros y sus comentarios, hasta las conclusiones y dictámentes de cada documento sometido al Comité

Paula Albarello

Plataforma estandarizada pero adaptable a su proceso

Para el comité, fue muy crucial llegar a una mejora continua desde un inicio, por lo que al introducir e implementar diferentes mejoras, especialmente tecnológicas. Consideraban importante la facilidad de uso y la trazabilidad de todo en un solo lugar, debido a la experiencia previa que habían tenido con otras soluciones.

“La facilidad de uso, que fuera muy sencilla e intuitiva para los diferentes usuarios, que nos permitiera articular los procesos que ya teníamos. Aunque es una herramienta con unos procesos estándares, si permite que ciertas cosas la hagamos a nuestra manera.

La adaptación y la facilidad de generar plantillas a nuestra forma, de incluso el lenguaje que nosotros utilizamos, la posibilidad de generar listas de chequeo particulares para nuestras necesidades y nuestros criterios, todo esto como de personalización es sumamente importante para nosotros”

Paula Albarello

Plataforma amigable

La amigabilidad de la plataforma en CEI Clínica IMBANACO, era esencial para garantizar una
adopción exitosa, minimizar errores, mejorar la eficiencia, brindar una experiencia positiva a los
usuarios y promover la colaboración en sus procesos de ética e investigación clínica.

«Ha sido muy positivo en el sentido de que, hubo obviamente una gestión del cambio y un proceso. La resistencia a este cambio fue mucho menor al ver que no iba a cambiar todo tan drásticamente, sino que, era más una ayuda”

Paula Albarello

Comunicación con los miembros

Ekomite ha revolucionado la revisión y comunicación en el Comité de Ética en Investigación. Antes, los miembros enfrentaban desafíos para acceder y revisar la documentación, lo que ralentizaba el proceso de revisión. Con ekomite, ahora pueden acceder a la plataforma de forma sencilla y rápida, revisar los protocolos y realizar comentarios de manera eficiente.

A los miembros les gusta mucho porque tienen acceso a toda la documentación, ya pueden hacer unas revisiones íntegras.

Antes, por ejemplo, al revisar un evento adverso, tenían que tener presente la información del protocolo, y no lo tenían a la mano o no lo recordaban, entonces solicitaban enviarlo ya sea en físico o digital, y teníamos que hacerlo fuera por la vía que solicitaban, así que perdíamos tiempo continuidad y trazabilidad de todo.

Eso les gusta mucho que la facilidad de tener toda la información que necesitan para poder evaluar las cosas de manera completa, además les gusta que pueden acceder desde cualquier dispositivo porque muchas veces, no tienen la facilidad de acceder siempre por el computador, entonces desde su tablet o su celular pueden acceder por para cosas sencillas como la firma

Paula Albarello

Agenda una demostración con eKomite

Teléfono (51) 33 1031 0823 Ext.101

Correo contacto@ekomite.com

Contacto de Clínica Imbanaco

Teléfono

(572) 3851000 | 3821000 | 5186000 Ext. 41275 y 41276

Correos:

eticainvestiga.imb@quironsalud.com

paula.albarello@quironsalud.com

Sitio web

www.imbanaco.com