¿Quién es el CEI Médica Sur?
Fundado en 2002 en Médica Sur, es un órgano colegiado creado para evaluar y dictaminar los protocolos de investigación clínica en seres humanos.
Su objetivo es asegurar la protección de los derechos, la seguridad, y el bienestar de los seres humanos involucrados en los estudios, y proporcionar una garantía pública de esa protección.
Trabajan estrechamente junto al Comité de Investigación y Bioseguridad de la misma institución. Estos comités tienen la aprobación actual de la autoridad regulatoria de CONBIOÉTICA y COFEPRIS vigente.
Uno de los factores que distingue al CEI Médica Sur es su capacidad para ofrecer precios competitivos y tiempos de respuesta excepcionales, con dictámenes que se emiten en tan solo 5 días hábiles. Esta eficiencia y compromiso con la ética son elementos fundamentales que respaldan su destacada trayectoria en el campo de la investigación clínica.
· Optimización del Flujo de Trabajo
· Simplificación y Centralización de Tareas
· Cumplimiento Regulatorio Eficaz
El reto
El reto principal del CEI de Médica Sur era simplificar y optimizar sus procesos de revisión y aprobación de investigaciones clínicas y protocolos, que anteriormente involucraba múltiples pasos manuales y una gran cantidad de documentos en papel.
Principales Desafíos
Centralizar la información y documentos:
Anteriormente, la información y documentos necesarios para la revisión de investigaciones clínicas se encontraban tanto en un reservorio electrónico como en papel.
Facilitar la colaboración y comunicación:
La comunicación se realizaba a través de múltiples canales, lo que dificultaba la
colaboración entre los miembros, el seguimiento y la coordinación de las revisiones.
Cumplir con los plazos de entrega en un entorno regulatorio en constante cambio:
El proceso manual y fragmentado dificultaba la adaptación a los cambios regulatorios, que a menudo implicaban ajustes en los documentos y requisitos necesarios para la aprobación de investigaciones clínicas. Cumplir con los plazos de entrega se volvía más desafiante en este contexto.
“El sistema existente requería la descarga, revisión, sellado, escaneo y recarga repetitiva de documentos en cada modificación o revisión, y la gestión de cartas involucraba la impresión, firma y posterior escaneo.Esto tomaba mucho tiempo y esfuerzo”
QFB Vanessa Díaz Arteaga
Coordinadora de Investigación
El resultado
La implementación de eKomite en el CEI de Médica Sur ha generado resultados significativos en la gestión de revisiones éticas reduciendo considerablemente los esfuerzos involucrados del personal administrativo .
Los principales aciertos que eKomite ha experimentado gracias a ekomite:
- Mayor eficiencia: La plataforma centralizada ha optimizado la colaboración y comunicación entre los miembros del CEI, reduciendo los tiempos de revisión y aprobación de investigaciones clínicas.
- Adaptación a cambios regulatorios: eKomite ofrece actualizaciones regulares para mantenerse alineado con los requisitos cambiantes de las autoridades regulatorias, lo que facilita la adaptación a estas modificaciones.
- Eliminación de trabajo manual: La plataforma ha eliminado la necesidad de realizar pasos manuales, como la impresión, firma y escaneo de documentos, lo que ha ayudado a ahorrar tiempo.
- Ahorro en recursos: La plataforma ha permitido minimizar el uso de recursos como papel y nos ha ayudado a que nuestros procesos sean más amigables con el medio ambiente.
- Facilidad a evaluadores: La facilidad de uso y la centralización de documentos han optimizado sus flujos de trabajo, permitiendo una revisión ágil de actas y una rápida firma de documentos logrando una mayor eficiencia en el proceso de evaluación. Además, el acceso a documentos históricos y la posibilidad de dejar comentarios han marcado la diferencia en la forma en que los miembros del CEI gestionan sus responsabilidades.
- Experiencia satisfactoria de los sitios: Posterior a una encuesta a los sitios que han utilizado la plataforma, el CEI de Médica Sur, observó una gran satisfacción en la experiencia de los sitios con las mejoras en el proceso de sometimiento y la eficiencia general. Los beneficios notables incluyen rapidez, facilidad de uso, reducción de papel, organización, eficiencia y una comunicación efectiva.
Funcionalidades destacadas:
La principal expectativa al adoptar eKomite era la reducción de los tiempos de trabajo y una interfaz de fácil uso.
- Módulo de Pagos: La funcionalidad de gestión de pagos dentro de eKomite ha permitido una administración más ordenada de los recursos financieros relacionados con las investigaciones clínicas a fin de mantener la integridad y eficacia de los procesos del CEI.
- Módulo de Reportes: El módulo de reportes de eKomite ha resultado ser esencial para mantenerse actualizados y adaptarse a los cambiantes requisitos de la autoridad regulatoria. La capacidad de generar informes de manera eficiente es crucial para garantizar el cumplimiento y la presentación de documentación precisa.
- Soporte Eficaz y Actualizaciones Constantes: La plataforma no solo brinda funcionalidades clave, sino que también ofrece un servicio de soporte eficaz y actualizaciones periódicas. El soporte rápido y receptivo garantiza que cualquier problema o inquietud se resuelva de manera oportuna. Además, las constantes actualizaciones de la plataforma aseguran que se mantenga al día con las últimas regulaciones y requisitos, lo que es esencial en un entorno regulatorio en constante evolución.
Contacto médica sur
Comité de Ética e Investigación para Estudios en Humanos
Sillón de Mendoza 110, colonia Toriello Guerra, Tlalpan, Ciudad de México, Código Postal 14050
Tel: (55) 5424-7200 Ext. 4157.
comiteinvestigacion@medicasur.org.mx
QFB Vanessa Díaz Arteaga
Coordinadora de Investigación
comiteinvestigacion@medicasur.org.mx
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